internethostorg1

internethostorg1

     12 نكته براي استفاده‌ي بهتر از نرم‌افزار OneNote مايكروسافت


نت‌برداري يكي از كارهاييست كه اين روزها هر دانشجو و دانش‌آموزي آن را انجام مي‌دهد و در مكان‌هايي كه افراد از سيستم‌هاي هوشمندتري در كلاس درس استفاده مي‌كنند، نياز به نرم‌افزارهاي توانمند و مختلف نيز مي‌تواند به خوبي محسوس باشد. شركت‌هاي زيادي هستند كه همه‌روزه به دنبال توسعه و عرضه‌ي اين قبيل نرم‌افزارها بوده و ممكن شما نيز نام آنها را شنيده باشيد. در اين ميان شايد يكي از بهترين و شايد حتي بهترين نرم‌افزار نت‌برداري كه مي‌توانيم پيدا كنيم، OneNote مايكروسافت باشد. به همين جهت قصد داريم 12 نكته بسيار خوب و كاربردي را به جهت استفاده‌ي بهتر از اين نرم‌افزار به شما معرفي نماييم

1. استفاده از Quick Notes، اصلي‌ترين بخش براي نت‌برداري هر چه بهتر

OneNote-QuickNote01

حتما تا كنون براي شما هم پيش آمده كه به دنبال تكه‌اي كاغذ براي نوشتن يك مطلب كوتاه باشيد اما نتوانيد آن را پيدا كنيد و اگر موفق به پيدا كردن آن شديد، اين امكان وجود دارد كه آن را گم كنيد. Quick Notes (كه با نام Side Notes) هم شناخته مي‌شود، تكه‌كاغذ ديجيتالي شماست كه علاوه بر دسترس بودن، هيچ‌وقت آن را از دست نخواهيد داد چرا كه مايكروسافت آن را بر روي حساب كاربري شما در شبكه‌ي OneDrive ذخيره مي‌نمايد.

براي استفاده از Quick Notes، دو روش پيش روي شما قرار دارد. پيش از اينكه بخواهيم اين دو روش را بگوييم، جا دارد اشاره‌اي به امكان شخصي‌سازي اين بخش و تنظيمات دلخواه آن نيز داشته باشيم كه تمامي آنها از بخش ريبون در دسترس هستند.

روش اول، وقتي كه پنجره‌ي مربوط به OneNote باز نيست

در اين زمان كافيست كه كليدهاي Windows+N را به صورت همزمان فشار دهيد تا با پنجره‌اي جديد كه به صورت پاپ‌-آپ (Pop-up) باز مي‌شود، روبه‌رو شويد.

OneNote-QuickNote-Key

حال در اين بخش مي‌توانيد به كمك ابزارهايي كه در نوار ابزار قرار گرفته‌اند، فرمت و شكل دلخواه نوشته‌ي خود را تعيين و هر آنچه را كه مي‌خواهد به سرعت يادداشت نماييد.

حال تصور كنيد كه نياز است مطالب ديگري را به سرعت و به صورت جداگانه بنويسيد. در اين صورت نيازي به ذخيره جداگانه هر مطلب نبوده و به سادگي مي‌توانيد با فشردن همزمان كليدهاي Windows+Alt+N، نوت قبلي خود را به صورت خودكار ذخيره و پنجره‌اي جديد را براي نوت برداشتن، باز كنيد.

OneNotes-QuickNotes03

روش دوم، زماني كه پنجره مربوط به OneNote باز است

در اين زمان باز هم مي‌توانيد از كليدهاي ميان‌بر استفاده نماييد. كافيست از نوار ريبون و از بخش View، گزينه‌ي New Quick Note را مشاهده نماييد.

OneNote-QuickNote02

همانطور كه مشاهده مي‌كنيد، حالا كليدهاي ميان‌بر Ctrl+Shift+M هستند. پس از فشردن اين كليدها، مابقي مراحل كار همانند گذشته بوده و به سرعت مي‌توانيد نوشته‌هاي خود را ذخيره نماييد.

يكي از ويژگي‌هاي بسيار خوب اين نرم‌افزار، امكان پاك كردن همزمان تمامي نوشته‌ها بوده كه مي‌تواند براي كاربران بسيار جذاب باشد. همچنين كاربران مي‌توانند به سادگي تمامي نوشته‌هاي خود را مديريت و دسته‌بندي نمايند.

2. سنجاق كردن Quick Notes به ميزِ كار

سنجاق كردن Quick Notes به ميز كار مي‌تواند براي افرادي كه دائما در حال نوت‌برداري هستند، فوق‌العاده باشد. در اين روش كاربران مي‌توانند به سرعت مطالب مورد نياز را وارد نرم‌افزار كرده و مطالب خود را ذخيره نمايند.

براي انجام اين كار نيز كافيست از بخش View، بر روي گزينه‌ي Always on Top (به معناي “هميشه در بالاترين موقعيت”) كليك كنيد تا بتواند هميشه Quick Notes را در دسترس داشته باشيد.

OneNote-QuickNote-OnTop

حتي اين امكان وجود دارد كه با انجام اين كار، نوشته‌هاي مختلف را از هر جايي كه مي‌خواهيد به صورت Drag & Drop (كشيدن و رها كردن) بر روي Quick Notes، محتواي آن را به همراه آدرس آن (در صورت موجود بودن)، ذخيره نماييد.

3. دسترسي به صفحه‌هاي ايجاد شده در Quick Notes به كمك ميان‌برها

هر يادداشتي كه شما در نرم‌افزار Quick Notes ايجاد مي‌كنيد، مي‌تواند يك ميان‌بر داشته باشد كه كاربران مي‌توانند به كمك اين ميان‌برها و قرار دادن آنها در محيط ميز كار خود، به سرعت به هر چيزي كه پيشتر نوشته‌اند، دسترسي داشته باشند. براي انجام اين كار نيز بايد با راست‌كليك كردن بر روي سربرگ مربوط به يادداشت مورد نظر در OneNote، لينك آن را در حافظه‌، ذخيره نماييد:

OneNote-Create-Shortcut

حال در فضايي خالي از ميز كار خود راست‌كليك كرده و از بخش New > Shortcut، كليدهاي Ctrl+V را به همزمان فشار دهيد تا ميان‌بر مربوط به يادداشت مورد نظر بر روي ميز كار ايجاد گردد. البته پيش از ايجاد شدن، با پنجره‌ي زير مواجه خواهيد شد كه با كليك كردن بر روي گزينه‌ي Next و در نهايت Finish، مي‌توانيد نام اين فايل ميان‌بر را نيز تعيين نماييد.

OneNote-Create-Shortcut02

به كمك اين روش، كاربران مي‌توانند سرعت نوت‌برداري خود را به شكل قابل توجهي افزايش دهند. حتي اين امكان وجود دارد كه با راست‌كليك كردن بر روي ميان‌بر ايجاد شده و از بخش Shortcut Key، براي فايل خود كليد ميان‌بر نيز تعريف نماييد.

4. ايجاد يادداشت‌هاي مرتبط با يكديگر

نرم‌افزار OneNote هنگام كار كردن با ديگر نرم‌افزارهاي مايكروسافت، قابليت‌هاي فوق‌العاده‌اي دارد كه مي‌توانيد به كمك آنها، كار كردن با آن را بسيار لذت‌بخش نماييد. دو ويژگي بسيار خوب در اين نرم‌افزار وجود دارد كه بي‌شك مي‌تواند به كارتان بيايد:

قابليت اول، Dock to Desktop، كه مي‌توانيد به كمك آن، يادداشت خود را از هر پنجره‌اي به ديگر پنجره‌هاي باز در OneNote انتقال داده و يا آنها را با يكديگر لينك نماييد. براي استفاده از اين روش، مي‌توانيد به بخش ريبون رفته و از قسمت View، گزينه‌ي New Docked Window را انتخاب نماييد. همچنين اين امكان وجود كه كليدهاي ميان‌بر Ctrl+Alt+D را به صورت همزمان فشار دهيد.

در عكس زير مي‌بينيد كه براي استفاده از اين قابليت، يك دكمه ميان‌بر براي آن تعريف كرده و آن را در نوار دسترسي سريع قرار داده‌ايم:

OneNote-Dock-Window

قابليت دوم، Usefulness of Linked Notes، كه به كمك آن مي‌توانيد OneNote را با هر نرم‌افزار مرتبطي همچون Internet Explorer، PowerPoint، Excel، Word و … مرتبط كرده و از همه‌ي آنها به صورت همزمان نيز استفاده نماييد.

شايد با خود بگوييد كه به عنوان مثال، چه چيزي مي‌تواند در كار كردن OneNote با Microsoft Word ذخيره گردد. در اين مورد، شما موقع نوشتن يك عبارت، دائما در حال كپي كردن مطالب مختلف و قرار دادن آنها در متن خود و … هستيد و اگر آن را با OneNote مرتبط (لينك) كرده باشيد، مي‌توانيد يك رونوشت از هر كاري كه انجام مي‌دهيد در اين نرم‌افزار نيز داشته باشيد.

براي انجام اين كار، ابتدا يكي از نرم‌افزارهاي PowerPoint ،Word و يا OneNote را باز كرده و از بخش Review، گزينه‌ي Linked Notes را انتخاب نماييد.

OneNote-LinkedNote

در ادامه و با باز شدن پنجره جديد، در قسمت Select Location، محلي كه مي‌خواهيد يادداشت‌هاي جديد خود را ذخيره نماييد، مشخص كرده و بر روي OK كليك كنيد.

OneNote-LinkedNote02

اگر هر زمان قصد داشتيد تا عمليات لينك شدن اين نرم‌افزارها با يكديگر را متوقف سازيد، كافيست گزينه‌ي “Stop Taking Linked Notes” را انتخاب كنيد. البته بايد توجه داشته باشيد كه براي انجام صحيح كار، بايد از ورژن‌هاي مشابه اين نرم‌افزارها استفاده نماييد؛ به عنوان مثال Microsoft Word 2010 با Microsoft OneNote 2010 و همانند آن.

5. يادداشت‌برداري سريع به كمك قابليت Only Your Voice

از زماني كه دستيارهاي صوتي مجازي طراحي شدند، شاهد پيشرفت‌هاي زيادي در زمينه تكنولوژي و نرم‌افزارها بوده‌ايم. با گذر زمان نيز اين دستيارها بسيار پيشرفته‌تر از قبل شده و دستيارهاي مجازي همچون Google Now و Siri جاي بسياري از آنها را گرفته‌اند. اين موضوع در نرم‌افزار OneNote مايكروسافت نيز وجود دارد و كاربران مي‌توانند دستورهاي صوتي، بسياري از كارهاي خود را انجام دهند.

حالا اين امكان در نرم‌افزار OneNote ميسر شده تا كاربران بتوانند يادداشت‌هاي معمولي و يادداشت‌هاي صوتي را از يكديگر جدا و يا با هم تركيب نمايند. اين كار مي‌تواند به كاربران در انجام سريع كارها و دسته‌بندي يادداشت‌هاي آنها، كمك زيادي نمايد.

OneNote-Audio-Notes

شما مي‌توانيد با كمك از نوار جستجو، كلمات مورد نظرتان را در يادداشت‌هاي صوتي خود بيابيد. البته شايد نياز به اشاره نداشته باشد اما استفاده بهينه از اين سرويس، نيازمند كيفيت بالاي صداي ضبط‌شده نيز مي‌باشد. براي فعال كردن جستجوي صوتي، مسير زير را طي كنيد:

ابتدا از مسير File > Options > Audio & Video وارد بخش مربوط به فرمان‌هاي صوتي شويد. در اين قسمت و همانند تصوير زير، تيك گزينه‌ي “Enable searching audio and video recordings for words” را زده و OK را انتخاب نماييد.

OneNote-Search-Audio

اين امكان براي كاربراني كه از گوشي‌هاي هوشمند استفاده مي‌كنند نيز وجود دارد تا بتوانند يادداشت‌هاي صوتي ذخيره‌شده در OneNote را به كمك اپليكيشن Quick Note نيز مشاهده نمايند. در نرم‌افزارهاي توسعه‌ داده‌شده مايكروسافت نيز استفاده از دستيار مجازي كورتانا، سبب شده تا كار كردن با اين بخش راحت باشد.

6. ايميل كردن يادداشت‌ها براي خودتان

يكي از ويژگي‌هاي بسيار خوب نرم‌افزار OneNote، اين است كه كاربران مي‌توانند يك رونوشت از يادداشت خود را به ايميل شخصي خود بفرستند. اين ويژگي جديد كه براي اولين‌بار در Microsoft OneNote 2016 معرفي شده، مي‌تواند در بسياري از مواقع در يادداشت‌برداري و ارسال سريع آنها كمك بسزايي نمايد.

OneNote-Email-Yourself

خود مايكروسافت نيز مانور زيادي روي اين ويژگي جديد OneNote داده و اذعان داشته كه ارسال يادداشت‌ها به ايميل‌هاي دلخواه، مي‌تواند به سرعت كارهاي كاربران منجر گردد.

7. افزونه‌اي اختصاصي براي مرورگر كروم

نرم‌افزار OneNote مايكروسافت به خوبي با مرورگرهايي همچون Internet Explorer سازگاري دارد و مي‌تواند امكانات بسيار خوبي را پيش روي كاربران قرار دهد. اما چه كسي از IE استفاده مي‌كند؟ البته كاربران زيادي هستند كه از مرورگرهايي همچون كروم استفاده كرده و حتي شايد بخواهند بسياري از مطالب را نيز ذخيره نمايند. به همين خاطر مايكروسافت براي اين دسته از كاربران، خبر خوشي دارد و آن، اين است كه افزونه OneNote Clipper مي‌تواند هر چيزي كه در اينترنت مشاهده كرده و دوست داريد را برايتان ذخيره كند.

OneNote-Clipper

نسخه‌ي جديد اين افزونه با طراحي جديد، كار كردن را بسيار آسان‌تر از هميشه كرده و امكانات بسيار خوبي را پيش روي كاربران قرار مي‌دهد.

8. يادداشت‌برداري از مرورگر Microsoft Edge

Clipper، افزونه‌اي قدرتمند است كه براي كروم طراحي شده، اما اين دليل نمي‌شود كه مايكروسافت نخواهد براي ديگر مرورگرها و يا حتي مرورگر قدرتمند خود نيز ويژگي خاصي را در نظر نگيرد.

يكي از ويژگي‌هاي بسيار خوبي كه مي‌توان در OneNote پيدا كرد، قلم هوشمند مي‌باشد كه به كمك آن، بخش‌هايي از وب‌سايت‌ را كه مورد پسندتان باشد، مي‌توانيد هاي‌لايت و ذخيره نماييد. همچنين اين امكان وجود دارد تا اين صفحه‌ها را براي مطالعه در آينده، ذخيره كنيد.

Microsoft-Edge-Annotate

9. تصويربرداري از صفحه‌ها و قرار دادن يادداشت بر روي آنها

ابزار Screen Clipper يك ويژگي فوق‌العاده براي كساني است كه مي‌خواهند اطلاعاتي كه در وب‌سايت‌ها مشاهده مي‌كنند را، به صورت يك عكس، ذخيره نمايند. از اين ابزار در ويندوز نيز مي‌توان استفاده كرد و به سادگي مي‌توان هر بخش از ويندوز را كه مايل هستيد، زير دوربين Screen Clipper بياوريد.

براي دسترسي به اين ابزار، از نوار ريبون (كه در بالاي OneNote قرار دارد) و از بخش Insert، مي‌توانيد به آن دست پيدا كنيد. تصوير زير نيز اين مورد را به صورت تصويري نمايش مي‌دهد. براي انتخاب محلي كه مي‌خواهيد تصويري از آن ذخيره كنيد نيز تنها كافيست آن را به كمك ماوس، انتخاب نماييد.

OneNote-ScreenClipping

يكي از قسمت‌هايي كه به كمك آن مي‌توان به اين ابزار دسترسي داشت نيز آيكون نرم‌افزار OneNote در بخش پاييني است كه در نوار پايين ويندوز قرار مي‌گيرد. با راست‌كليك كردن بر روي آيكون اين برنامه، مي‌توانيد همانند تصوير زير به اين ابزار دسترسي داشته باشيد.

OneNote-ScreenClipping-Tray-Icon

10. جلا بخشيدن به يادداشت‌ها

شايد يادداشت‌برداري و ذخيره كردن آنها كاري سريع باشد كه بخواهيد انجام دهيد، اما ممكن شكل ظاهري آن برايتان جذاب نباشد. مايكروسافت از سال 2003 كه مجموعه نرم‌افزارهاي آفيس را عرضه مي‌كند، براي طراحي مطالب نوشته و يا طراحي شده، ابزارهاي بسيار خوب و متنوعي را در بخش Design قرار داده است كه كاربران مي‌توانند به كمك آنها، هر كاري كه مي‌خواهند را در OneNote انجام دهند.

انتخاب رنگ، نوع و اندازه قلم، طراحي شكل ظاهري يادداشت‌ها، قالب‌بندي محيط و …، همه و همه از ابزارهايي هستند كه مايكروسافت براي استفاده بهينه و براي هر چه بهتر كردن محيط OneNote پيش روي كاربران قرار داده است. در آخرين بروزرساني اين نرم‌افزار كه براي آيپد نيز عرضه شده، مايكروسافت ويژگي‌هاي جديدي را پيش روي كاربران سيستم‌عامل iOS قرار داده كه از جمله‌ي آنها مي‌توان به حالت Palm Rejection اشاره نمود. در اين حالت كاربران مي‌توانند يادداشت‌هاي خود را با سرعت بيشتري ذخيره نمايند. اضافه شدن 16 رنگ جديد نيز از ديگر ويژگي‌هاييست كه بايد بدان اشاره نماييم.

شايد بتوان بهترين تجربه كار كردن با محيط طراحي در OneNote را در تبلت‌ها و لپتاپ‌هاي سري Surface مايكروسافت و به كمك قلم هوشمند اين شركت جستجو كرد. و به ياد داشته باشيد، نرم‌افزار OneNote به همراه قابليت‌هاي فوق‌العاده‌اي همچون نوشتن با پشتيباني از 25 زبان مختلف عرضه شده است!

11. سريع‌ترين راه، استفاده از اپليكيشن Office Lens

ما راه‌هاي زيادي را براي نوت‌برداري از مطالب و ذخيره كردن اطلاعات بيان كرديم؛ اما آيا راهي سريع‌تر نيز براي انجام اين كار وجود دارد؟ پاسخ مثبت است؛ Office Lens نرم‌افزاري فوق‌العاده قدرتمند و در واقع اسكنر پيشرفته مايكروسافت براي يادداشت‌برداري از مطالب و اطلاعاتي مي‌باشد كه ما از روي تنبلي نمي‌توانيم از آنها استفاده نماييم. هر چيزي كه امكان اسكن شدن داشته باشد را مي‌توان به كمك Office Lens ذخيره نمود. اين اسكنر اين برنامه نيز به صورت خودكار عمل كرده و مي‌توان آن را بر روي سه حالت مختلف تنظيم نمود.

OneNote-Office-Lens

حال تصور كنيد كه عملكرد Office Lens را با دستورات OCR خود OneNote تركيب نماييم. در اين حالت سرعت يادداشت‌برداري به شكل قابل توجهي افزايش پيدا مي‌كند. هم‌اكنون اپليكيشن Office Lens براي سيستم‌عامل‌هاي اندرويد، iOS و ويندوزفون عرضه شده است.

12، OneNote و Outlook با يكديگر كار مي‌كنند!

براي يك كاربر حرفه‌اي، نوت‌برداري و ارسال كردن آنها امري حياتي بوده و بدون وجود يكي از اين نرم‌افزارها، نمي‌توانند كار كنند. اگر نرم‌افزار Evernote با سرويس جيميل سازگاري دارد، OneNote مايكروسافت نيز با Outlook به خوبي كار مي‌كند.

حتي مي‌توان استفاده‌هاي ديگري از اين نرم‌افزارها نيز داشت و آن، استفاده از بخش يادآوري‌هايي است كه مي‌توان در Outlook اضافه نمود. كاربران به كمك اين ابزار مي‌توانند كارهايي كه قرار است در آينده توسط OneNote انجام دهند را ذخيره نمايند.

OneNote-Outlook

تركيب كردن اين دو نرم‌افزار با يكديگر نيز مي‌تواند در سرعت بخشيدن به انجام كارها و انجام گروهي بسياري از كارها، مفيد باشد.

اما تصور مي‌كنيد چه ويژگي‌هاي بسيار خوب ديگري وجود دارد كه ما از آنها غافل بوديم؟

اما سوالي كه وقت پرسيدن آن رسيده، اين است كه چه ويژگي‌هاي خوب ديگري در Microsoft OneNote 2016 مايكروسافت وجود دارد كه ما آنها را معرفي نكرده‌ايم؟ همانطور كه مي‌دانيد مجموعه نرم‌افزاري آفيس، ويژگي‌هاي بسيار زيادي كه شايد با ساعت‌ها وقت گذاشتن نيز نتوان به تمامي آنها پي برد.

           ادامهـ مطلبـ      |      نظرات (0)   
ارسال نظر
نام :
ایمیل :
سایت :
پیام :
خصوصی :
کد امنیتی :

   درباره ما

افراد آنلاين : 1 | بازديد امروز : 5 | بازديد ديروز : 1 | بازديد كل : 755

سرویس وبلاگدهی فارسی یا پارسی رایگان